Wirkt sich gute Selbstorganisation positiv auf die Arbeitseffizienz aus?

Ihr Schreibtisch liegt voll mit Projektmappen und Aufträgen, der Button „Neue E-Mail“ hört nicht auf zu blinken, das Telefon klingelt, die Kollegin hat eine Nachfrage und dann kommt gleichzeitig der Chef rein, der eben erteilte Auftrag sollte gestern fertig sein und das Plakatmotiv, schon an die Druckerei gesendet, muss doch noch mal geändert werden. Bei dieser Menge an Arbeit nicht in Hektik geraten, stattdessen freundlich und gelassen bleiben? Manchmal schwierig.

Hilfreich in diesen Situationen ist eine gute Organisation der eigenen Arbeitsabläufe. Man hat seinen Verantwortungsbereich unter Kontrolle, kann spontane Fragen zum aktuellen Stand beantworten, kann Kollegen helfen.
Man kommuniziert ein professionelles Auftreten, wenn man sich selbst gut organisieren kann. Das muss nicht nur im Job sein; auch das Privatleben mit Hobbys, Ehrenamt, Freunden und Sport muss geplant sein, damit nichts und vor allem man selbst nicht zu kurz kommt. In der heutigen Zeit, in der man flexibel und spontan sein soll, natürlich ohne abgehetzt oder gestresst zu wirken, stattdessen mit einem Lächeln auf den Lippen, ist eine gutes Selbstmanagement sehr hilfreich, ja quasi unumgänglich. Denn, wenn man sich selbst nicht organisieren kann, wie will man dann eigenständig Projekte bearbeiten oder Teams führen?

Fragen, Anmerkungen und Ideen zur Selbstorganisation haben Jessika Fichtel und Katja Schönefeld in eine gemeinsame Blogparade mit dem Hashtag #orgaparade gepackt.

Ich arbeite Vollzeit im Bereich Presse- und Öffentlichkeit, pendle eine Stunde mit dem Zug. Ich mache eine Weiterbildung neben dem Job, gehe dreimal die Woche zum Sport und vieles mehr. Der Tag mit seinen 24 Stunden ist teilweise zu kurz, daher muss die Zeit um so besser geplant sein.

Den zeitlichen Rahmen planen

Was ich jedem ans Herz lege, ist ein Kalender. Ob das nun die analoge oder die elektronische Version ist, das muss jeder für sich selbst testen. Ich finde es sehr hilfreich, die Dinge, die man zu tun hat oder für die man Zeit haben will, in die zur Verfügung stehende Zeit einzutragen.

Ich bevorzuge einen Kalender, in den ich per Hand meine Termine eintrage. In den Kalender trage ich Geburtstage, Urlaube, Termine von mir wichtigen Personen ein. Eventualitäten schreibe ich mit Bleistift; falls diese Termine umgelegt werden, kann man mit Radiergummi arbeiten und die Seite sieht immer noch schön aus. „Radiergummi??“ denken Sie jetzt, „wie oldschool“. Ich bin ein visueller Typ und brauche einen aufgeräumten, klar strukturierten Kalender, teilweise in bunt.
Am Wochenende sagt mir der Blick in den Kalender, was die kommende Woche ansteht. Sehe ich „Geburtstag“, schreibe ich schon an diesem Wochenende die Geburtstagskarte; dann habe ich die meiste Zeit, um mir einen schönen Spruch auszudenken. Kleiner Tipp zur Zeitersparnis: Briefmarken im Vorrat kaufen; so kann man die Karte gleich in einen Briefkasten werfen.

Weitere Tipps zu Organisation der manchmal zu knappen Zeit:

• Termine wie Reifenwechsel, Vorsorge beim Arzt, Friseur ein bis drei Monate im Voraus planen: so hat man seinen Wunschtermin.
• Wenn man Bargeld abhebt, ein bißchen mehr, so dass man in der nächsten Zeit nicht hin muss.
• Immer etwas zu lesen dabei haben, man weiß ja nie, wo man warten muss (zum Beispiel auf die Bahn)

Zu erledigende Dinge verschriftlichen

In meinem Kalender finden sind ebenfalls To-Do-Listen, Vorbereitungen und Infos für meine Termine und die meines Freundes, Einkaufslisten und woran ich sonst alles denken muss, damit die Woche reibungslos abläuft.
Weitere Vorteil vom Aufschreiben: Ich kann nachvollziehen, was ich wann gemacht habe.
Das Aufschreiben von wichtigen Aufgaben und Terminen ist der erste große Schritt zur Selbstorganisation. Außerdem mag ich gerne Erledigtes durchstreichen 🙂

Tipp: Ein weiteres wichtiges wie praktisches Utensil für spontane Gedanken und Einfälle sind Post-Its: Wenn mir tagsüber im Büro etwas einfällt, schreibe ich eine kurze Notiz; dieses Aufschreiben entlastet mein Gedächtnis, die Idee ist „gespeichert“. Abends, spätestens am Freitagabend lese ich meine Post-Its durch und entscheide, was noch aktuell ist oder umgesetzt werden muss.

Ich probierte ebenfalls elektronische Versionen, Apps wie Evernote und Trello aus. Doch lag es an der Zeit, an meinen Gewohnheiten: Ich löschte die Apps wieder von meinem Smartphone und arbeite wieder mit Stift und Papier.

Strukturiert im Büro

Im Job sortiere ich meine Arbeitsaufträge nach Prioritäten:

• Was muss schnellstmöglich erledigt werden, was hat noch Zeit?
  Auf Deadlines achten. Organisation hat viel mit Zeitmanagement zu tun.
• Was muss ich selbst erledigen, was kann ich delegieren, bei welchen Aufträgen bin ich selbst auf andere angewiesen?

Ich arbeite mit einer Mappe mit Registerfächern, in der ich die wichtigen Dinge nach vorne lege. Ändern sich Prioritäten, ändert sich sich Reihenfolge; ist eine Aufgabe erledigt, wird sie abgelegt. Für meine Aufträge auf Papier habe ich dazu ein Ablagefach, das ich regelmäßig aussortiere.
Ebenfalls bei E-Mails sowie digitalen Unterlagen habe ich ein für mich funktionierendes Ablagesystem. So konnte ich vor kurzem innerhalb einiger Minuten einem Kollegen einen Kontakt von drei Jahren heraussuchen.

Zeiteinteilung ist gerade im Job ein wichtiger Faktor. Achten Sie doch mal darauf, wie lange Sie für manche Aufgaben brauchen und ob sich da nicht das Eine oder Andere optimieren ließe.

Tipp: Tragen Sie sich in Ihren Kalender Zeiträume für die Erledigung Ihrer Aufgaben ein. Also nicht nur „10 Uhr Recherche Blogartikel“, sondern wie lange Sie denken, dass Sie dafür Zeit benötigen. Am Anfang vielleicht den Rahmen etwas größer stecken; sind Sie früher fertig, können Sie sich beruhigt einen Kaffee gönnen. Mit mehr Erfahrung kann man die Zeiträume knapper stecken.

Mit dieser Methode sieht man über die Woche verteilt, wo Luft ist, dass man Termine erst wieder in der nächsten Woche vergeben kann oder ob man auch mal Nein zu Kollegen sagt, wenn es bei den eigenen Projekten knapp wird.
Arbeit man als Freiberufler mit mehreren Kunden, ist es noch wichtiger, mit den 24 Stunden am Tag jonglieren zu können. Zuverlässigkeit, das Einhalten zeitlicher Vorgaben, sichert Reputation und zukünftige Kundschaft.

Neben dem Überblick über die Zeit ist Konzentration sehr wichtig: Versuchen Sie, sich nicht ablenken zu lassen, nicht zu viel gleichzeitig machen zu wollen, sondern eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten.
Tipp: Smartphone auf lautlos stellen. Wirklich wichtige Anrufe können Sie auch über das Geschäftstelefon annehmen.
Gutes Zeitmanagement und strukturiertes Arbeiten steigern gleichzeitig die Produktivität.

Ordnung ist die halbe Miete

Ich bin der Meinung, dass neben diesen Dingen ein aufgeräumter Arbeitsplatz für produktiveres Arbeiten sorgt als ein (mit persönlichen Andenken) vollgestellter Schreibtisch. Am Arbeitsplatz sollte man sich wohlfühlen, doch ist er kein Wohnzimmer. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz drückt aus, dass Sie Ihre Aufgaben im Griff haben, wissen, wo was liegt, strukturiert arbeiten. Sie finden schnell die entsprechenden, aktuellen Unterlagen. Spontan angeordnete Meetings bringen Sie nicht ins Schwitzen.

„Gebraucht der Zeit, sie geht so schnell von hinnen,/ Doch Ordnung lehrt Euch Zeit gewinnen.“
Johann Wolfgang von Goethe

Eine organisierte Ablage gilt natürlich auch für die elektronischen Daten. Auch hier muss jeder sein eigenes System finden. Ich überlege mir bei gemeinsam genutzten Daten, wie andere nach einer Datei suchen würden. Das gilt ebenfalls neben dem Speicherort auch für den Speichernamen.

Zu einer guten Selbstorganisation gehören ein guter Zeitüberblick, Selbstmotivation und Disziplin. All das spiegelt Ihre Arbeitsweise und beeinflusst Ihre Reputation; Sie kommunizieren „Ich habe meinen Job im Griff“.

Im Übrigen: Selbstorganisation beinhaltet „Selbst“, also allein, eigenständig, nicht mit oder von anderen. In dieser Sache muss jeder seinen eigenen Weg finden, doch wer sich aktiv organisiert und die Zügel in die Hand nimmt, arbeitet langfristig effektiver sowie zeitsparender und ist langfristig zufriedener.